Politique de confidentialité
Politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel
La présente politique a pour objet d’informer les personnes physiques dont les données à caractère personnel sont traitées par le CABINET BENOIT FAVRE sur les conditions dans lesquelles ces données sont collectées, utilisées, conservées et protégées.Le CABINET BENOIT FAVRE veille à assurer un niveau de protection approprié des données à caractère personnel qu’il traite, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement général sur la protection des données ou « RGPD »), à la loi Informatique et Libertés modifiée, ainsi qu’aux obligations légales, réglementaires et déontologiques applicables à la profession d’avocat.
Cette politique ne concerne pas uniquement les clients du cabinet. Dans le cadre de son activité, le CABINET BENOIT FAVRE peut également être amené à traiter des données concernant d’autres personnes, notamment des prospects, parties adverses, experts, correspondants, commissaires de justice, notaires, représentants légaux, témoins, contacts au sein de personnes morales, prestataires, partenaires ou toute autre personne intervenant directement ou indirectement dans un dossier ou dans la vie du cabinet.
La présente politique décrit les catégories de données susceptibles d’être traitées, les finalités poursuivies, les destinataires des données, les durées de conservation applicables, les mesures générales de sécurité mises en œuvre ainsi que les droits reconnus aux personnes concernées.
Le CABINET BENOIT FAVRE se réserve la possibilité de mettre à jour la présente politique à tout moment afin de tenir compte de toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle, déontologique, technique ou organisationnelle. La version en vigueur est celle mise à disposition par le cabinet par tout moyen approprié.
Sauf indication contraire figurant dans un support spécifique, le responsable du traitement est le CABINET BENOIT FAVRE, pour les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de son activité professionnelle.
Les données traitées peuvent être collectées directement auprès des personnes concernées ou indirectement auprès des clients du cabinet, de leurs représentants, des juridictions, d’auxiliaires de justice, d’experts, d’administrations, de pièces de procédure, d’actes, de correspondances ou, plus généralement, de toute source licite utile au traitement d’un dossier ou au fonctionnement du cabinet.
1. Finalités des traitements
Le CABINET BENOIT FAVRE traite des données à caractère personnel pour les finalités suivantes :- l’ouverture, l’instruction, le suivi, la gestion et l’archivage des dossiers confiés au cabinet ;
- la représentation, l’assistance, le conseil, la défense des intérêts et l’accomplissement de toute diligence utile dans le cadre des missions confiées au cabinet ;
- la rédaction d’actes, consultations, correspondances, conclusions, requêtes, conventions, contrats, protocoles et plus généralement de tout document utile au traitement d’un dossier ;
- les échanges avec les juridictions, administrations, experts, commissaires de justice, notaires, avocats, conseils, parties adverses, correspondants, assureurs, établissements bancaires ou tout autre intervenant utile au dossier ;
- la vérification d’identité, les diligences de conformité, la prévention des conflits d’intérêts et le respect des obligations légales, réglementaires et déontologiques applicables au cabinet ;
- la gestion administrative, comptable et financière du cabinet, y compris la facturation, le recouvrement et la tenue des obligations comptables ;
- la gestion des prises de rendez-vous, des échanges, des évènements, des signatures électroniques et, le cas échéant, des espaces sécurisés de partage de documents ;
2. Catégories de données susceptibles d’être traitées
Selon les dossiers, les relations entretenues avec le cabinet et les obligations applicables, les catégories de données susceptibles d’être traitées comprennent notamment :- des données d’identification et de contact : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone, fonction, qualité ou lien avec le dossier ;
- des données relatives à la situation personnelle, familiale, patrimoniale, professionnelle ou financière lorsque leur traitement est nécessaire au dossier ou à l’exécution de la mission ;
- des justificatifs, pièces d’identité, pièces de procédure, actes, correspondances, documents contractuels, pièces comptables, pièces techniques ou administratives et, plus généralement, tout document utile au traitement du dossier ;
- des données de connexion, de sécurité et de traçabilité lorsque cela est nécessaire au fonctionnement des outils numériques, à la sécurisation des échanges ou à l’accès aux services en ligne du cabinet.
3. Origine des données et modes de collecte
Les données peuvent être collectées directement ou indirectement, notamment :- auprès de la personne concernée, lors d’un rendez-vous, d’un échange téléphonique, d’un courrier, d’un courriel, d’un formulaire ou de la transmission de pièces ;
- auprès des clients du cabinet, de leurs représentants, de leurs conseils, des juridictions, administrations, experts, commissaires de justice, notaires, assureurs, établissements bancaires, correspondants ou autres intervenants au dossier ;
- à partir des pièces, actes, décisions, expertises, rapports, échanges et éléments communiqués ou obtenus de manière licite dans le cadre d’un dossier ou de la gestion du cabinet.
4. Bases juridiques des traitements
Les traitements mis en œuvre par le CABINET BENOIT FAVRE reposent, selon les cas, sur l’une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :- l’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles ;
- le respect d’obligations légales, réglementaires et déontologiques ;
- l’intérêt légitime du cabinet, de ses clients ou de tiers, notamment pour la gestion, la défense, le suivi et l’archivage des dossiers ;
- le consentement de la personne concernée lorsqu’il est requis.
5. Site internet, fichiers journaux et cookies
Lorsque la personne concernée utilise le site internet du cabinet ou certains services numériques associés, des données techniques peuvent être traitées, notamment au moyen de fichiers journaux, de traceurs ou de cookies, dans les conditions prévues par la réglementation applicable.Les informations relatives aux cookies, à leur finalité, à leur durée de conservation et aux modalités d’acceptation ou de paramétrage doivent, le cas échéant, faire l’objet d’une information spécifique accessible sur le site internet du cabinet.
Les données techniques susceptibles d’être traitées peuvent comprendre notamment l’adresse IP, les informations relatives au terminal, au navigateur, au système d’exploitation, aux dates et heures de connexion, aux pages consultées et aux actions de navigation.
6. Destinataires des données
Les données à caractère personnel sont accessibles, dans la stricte limite de leurs attributions respectives et du besoin d’en connaître, aux personnes habilitées du cabinet ainsi que, lorsque cela est nécessaire, aux sous-traitants techniques, aux juridictions, autorités, administrations, experts, commissaires de justice, notaires, avocats, correspondants, assureurs, établissements bancaires, prestataires, partenaires ou autres tiers intervenant utilement dans un dossier ou dans le fonctionnement du cabinet.7. Sécurité et confidentialité
Le CABINET BENOIT FAVRE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver la sécurité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données à caractère personnel traitées, en tenant compte de la nature des données et des risques présentés par les traitements.L’accès aux données est limité aux seules personnes autorisées. Le cabinet veille également, dans la mesure du possible, à ce que ses prestataires et partenaires présentant un accès à des données offrent des garanties suffisantes en matière de sécurité et de confidentialité.
En cas d’incident de sécurité susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, le cabinet agit conformément à la réglementation applicable, notamment en matière d’analyse, de documentation, de notification et, le cas échéant, d’information des personnes concernées.
8. Durée de conservation des données
Les données à caractère personnel sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, et en particulier pendant le temps utile à l’ouverture, au suivi, au traitement et à la clôture des dossiers ou à la gestion de la relation avec le cabinet.Au terme de cette période, certaines données peuvent être conservées en archivage intermédiaire pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales, comptables, fiscales, réglementaires et déontologiques du cabinet, ainsi qu’à l’exercice, la preuve ou la défense de droits en justice.
Les durées de conservation sont déterminées au cas par cas, en fonction de la nature du dossier, des obligations applicables, des délais de prescription pertinents et des nécessités probatoires ou d’archivage.
9. Données relatives à des tiers figurant dans les dossiers
Dans le cadre des dossiers qui lui sont confiés, le CABINET BENOIT FAVRE peut être amené à traiter des données à caractère personnel concernant non seulement ses clients, mais également toute autre personne impliquée directement ou indirectement dans un dossier, notamment les parties adverses, experts, correspondants, représentants légaux, témoins, contacts administratifs, professionnels ou techniques, ainsi que toute personne dont l’identification est nécessaire au traitement du dossier, à l’exercice des droits du client, à la défense de ses intérêts ou au respect des obligations légales et déontologiques du cabinet.10. Droits des personnes concernées
Toute personne concernée dispose, dans les conditions prévues par la réglementation applicable, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et, lorsque cela est applicable, d’un droit à la portabilité de ses données.Ces droits ne sont toutefois pas absolus et s’exercent dans les limites prévues par les textes, notamment lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, ou lorsqu’il se heurte aux exigences attachées au secret professionnel.
Toute demande relative à l’exercice de ces droits peut être adressée au cabinet par courrier postal ou par courrier électronique, sous réserve, le cas échéant, de la justification de l’identité du demandeur afin de prévenir tout accès non autorisé à des données protégées.
11. Coordonnées de contact
Pour toute question relative à la présente politique ou pour toute demande concernant le traitement de données à caractère personnel, les personnes concernées peuvent contacter le CABINET BENOIT FAVRE aux coordonnées communiquées sur ses supports habituels de correspondance.Il est recommandé de faire figurer dans la version définitive de la présente politique l’adresse postale du cabinet ainsi qu’une adresse électronique dédiée aux demandes relatives aux données personnelles.